Sistem Pembelian (Purchasing Information Systems)

 

A.     Pengertian Sistem

 

Sistem adalah suatu kumpulan atau himpuan dari unsur,komponen atau variabel- variabel yang terorganisasi,saling berinteraksi,saling tergantung satu sama lain dan terpadu.

B.      Karaktertistis Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,yaitu :

·         Komponen Sistem (Component System)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

·         Batasan Sistem (Boundary System)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

·         Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari ststem yang mempengaruhi operasi sistem.

·         Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang

lain.

·         Masukkan Sisten (Input)

Masukkan berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinya (signal input). Masukkan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.

·         Keluaaran Sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.Keluaran ini dapat merupakan masukkan untuk susbsistem.

·         Pengolahan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.

·         Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan dan sasaran.Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

 

C.     Konsep Sistem Pembelian Barang Dagang

·         Koperasi

Koperasi terdiri dari empat jenis dilihat dari jenis usahanya,yaitu koperasi konsumsi,koperasi jasa,koperasi simpan pinjam dan juga koperasi produksi

·         Usaha

Setiap pembelian barang dagangan semua dicatat secara manual. Setiap awal bulan,pihak pengelola men-stock keperluan untuk sebulan kedepan.

·         Kredit

Bagi karyawan yang ingin kredit,koperasi juga menyediakan pembiyaan untuk pengadaan barang secara kredit.

 

 

D.     Dokumen yang Digunakan

 

Dokumen adalah bukti yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembeliaan adalah:

·         Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisioleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsipembelian melakukan pembelian barang dagangan dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian, surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, 1 lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

·         Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

·         Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

·         Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memnuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

·         Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi yang berdasarkan catatan transaksi pembelian, berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas pembayaran utang kepada pemasok.

E.      Prosedur yang Membentuk Sistem Pembelian

 

Dalam melakukan sistem akuntansi pembelian perlu dilakukan prosedur yang merupakan tahap-tahap proses terjadinya transaksi pembelian. Beberapa prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian antara lain:

·         Prosedur Permintaan Pembeliaan

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam dokumen surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan digudang atau barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembeliandengan mengajukan surat permintaan pembelian.

·         Prosedur Permintaan Penawarn Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembeliaan mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Jadi pemasok akan mengirim daftar penawaran harga barang yang dikehendaki.

·         Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

·         Prosedur Penerimaan Barang

Dalam fungsi ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok dankemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. Barang yang diterimadiserahkan ke bagian gudang untuk disimpan.

·         Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan memberikan laporan penerimaan barang ke fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi juga menerima faktur dari pemasook untuk dicocokkan dengan laporan penerimaan barang. Setelah itu fungsi akuntansi akan memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

Dari prosedur yang telah diuraikan diatas diketahui bahwa prosedur pembelian tersebut dilakukan oleh fungsi-fungsi yang saling terkait. Hal ini untuk mencegah terjadinya penyimpangan wewenang, tanggung jawab serta menjaga kekayaan perusahaan, keakuratan, keandalan data transaksi.